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7 dicas simples para te ajudar a enriquecer as informações do seu checklist

Atualizado: 3 de mai. de 2023



1. Escolha as opções de resposta corretas

Softwares de preenchimento de checklist costumam ter algumas opções de respostas. No Moki, por exemplo, você escolhe entre 75 tipos diferentes. É importante que você dedique um tempo para escolher a opção correta de resposta para cada questão. Sempre se pergunte qual informação você pretende obter com aquela pergunta e qual opção de resposta melhor corresponde às suas expectativas. Em perguntas cuja resposta requer uma data, por exemplo, não use um campo aberto de texto, veja se a sua ferramenta tem uma resposta que já venha no formato de data. Isso diminui, e muito, as chances de erro.

2. Justifique não-conformidades

É comum que quando encontramos algo que não está como o esperado, nos perguntemos “por que isso está assim?”. Em suas auditorias não seria diferente. É importante entender porque seus processos apresentam não conformidades, por isso, sempre peça justificativas obrigatórias em seus checklists. Assim, você não perde tempo entrando em contato com o seu supervisor de campo para entender cada resposta negativa que aparecer na sua avaliação.

3. Use fotos para comprovar suas respostas

Já ouviu aquele ditado “uma imagem vale mais que mil palavras”? Tenha isso em mente quando for criar seu checklist. Peça para o seu auditor adicionar fotos nas avaliações, pois elas comprovam respostas. Seguindo essa lógica, fotos são interessantes tanto em casos de respostas negativas quanto para positivas. Portanto, garanta a veracidade das suas repostas a partir de registros fotográficos sempre que achar válido.

4. Adicione arquivos relevantes

Além de fotos, por que não anexar arquivos relevantes para aquela loja, ou auditoria, ou até mesmo para ajudar a responder uma pergunta específica? Lembre-se do que falamos no início deste artigo, checklists que não abrem brechas para dúvidas são aqueles que coletam informações completas. Logo, se houver algum arquivo em word, excel, PDF ou qualquer outro formato que seja relevante para a sua operação ou processo, deixe em anexo no seu checklist.

5. Quando necessário crie planos de ação

Planos de ação requerem disciplina, mas são passos indispensáveis de qualquer ciclo de melhoria contínua. Eles garantem que problemas estão sendo tratados sem perda de tempo, por isso, quando for necessário, crie planos de ação.

6. Peça assinatura digital

Coletar assinatura digital nos seus checklists é uma boa prática que garante a segurança das informações coletadas nas suas auditorias. Quando você pede que o seu auditor ou o gerente da unidade a ser supervisionada assine o checklist, você está, na verdade, pedindo que eles confirmem e se comprometam com as informações ali contidas. Esse é mais um passo para garantir a confiabilidade dos dados coletados.

7. Use o leitor de código barras ou QR code

O leitor de código de barras ou QR code te ajuda no preenchimento do seu checklist e garante que você está supervisionando o local correto, completando a avaliação certa sobre o produto certo. A partir da leitura de um código, você tem, automaticamente, acesso a informações que diminuem a margem de erro nas suas respostas, o que, por sua vez, diminui a possibilidade de erro dos dados das suas análises. Além disso, o leitor pode automatizar o preenchimento de algumas etapas do seu checklist, diminuindo o tempo de preenchimento e otimizando todo o processo de auditoria.

Conclusão

Acreditamos que o objetivo de um checklist é entregar informação segura, de qualidade e completa, pois só assim é possível construir análises que condizem com a realidade. Por isso, salientamos a importância de entender a sua ferramenta e suas possibilidades de uso. No entanto, é necessário lembrar que cada operação funciona de uma maneira ímpar e que a decisão de utilizar, ou não, cada recurso vai depender da estratégia adotada pela companhia.

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