O controle de qualidade é o conjunto de práticas e procedimentos estabelecidos dentro das empresas para assegurar a excelência dos produtos e/ou serviços entregues, garantindo a satisfação do cliente e o sucesso do negócio.
Assegurar a qualidade, dessa forma, estimula a melhoria contínua dos processos internos, impulsionando o crescimento da empresa e a sua diferenciação entre os concorrentes.
Nesse artigo, você encontrará as técnicas e ferramentas mais utilizadas para fazer uma boa gestão da qualidade e destacar sua empresa em seu mercado de atuação.
O que é e qual a função do controle de qualidade nas empresas?
O controle de qualidade é o sistema que determina o padrão de excelência dos produtos e serviços de sua empresa, de acordo com parâmetros previamente estabelecidos.
Assim, além de garantir que o produto ou serviço seja atrativo para o cliente, o acompanhamento da qualidade também objetiva a segurança do produto, protegendo e valorizando a imagem da empresa.
Outro aspecto positivo é que a adoção de sistemas de controle produz uma melhoria contínua dos processos, fazendo com que a empresa naturalmente aperfeiçoe sua operação.
Como implementar o processo para controle de qualidade?
Para implementar um procedimento de verificação de qualidade, mapeie seus processos e encontre quais pontos da execução são sensíveis e podem ter impacto relevante no resultado da operação.
A seguir, defina as ferramentas de controle que melhor se adequam à atividade fim do seu negócio e à estrutura de sua empresa.
Mapeie e analise processos
A melhor forma de mapear os processos é ter um fluxograma bem detalhado da operação, assim fica mais rápido achar os pontos de melhoria.
É importante saber analisar bem o funcionamento para entender se há erro na execução ou na organização.
Esse tipo de análise também serve para entender se o colaborador está na função mais adequada dentro do fluxograma, e muitas vezes basta remanejar posições para otimizar a operação.
Gerencie não conformidades
Não conformidades é quando a equipe ou o colaborador não consegue atender um pré-requisito estabelecido para o funcionamento de um processo.
Os requisitos podem tanto ser externos, como o cumprimento de normas ISO ou demandas de fornecedores e clientes, quanto também de funções internas.
Por isso que dentro de um organograma e de um fluoxograma, são estabelecidos os cargos e funções vitais para o funcionamento da empresa, pois alguns setores não podem estar fora das conformidades.
Ao gestor, cabe ter uma visualização assertiva dos processos para agir rapidamente em caso de alguma não conformidade, impedindo que o ocorrido impacte a produtividade da empresa.
Use a tecnologia a seu favor
Foi se o tempo que essa organização e gestão eram feitas no papel, ou mesmo naquela velha planilha de Excel, hoje o mercado já oferece ferramentas digitais muito mais completas para gerenciar o controle de qualidade.
A ideia é sempre trazer mais agilidade para o dia a dia do empresário, porém, fazer isso com eficiência, documentando processos e providenciando relatórios para um acompanhamento assertivo.
Pesquise as principais ferramentas para gestão de processos para entender qual a melhor opção para o seu tipo de operação comercial.
Ferramentas para manter o padrão de qualidade
O acompanhamento do padrão de qualidade pode ser feito através do uso de ferramentas que permitem a observação dos processos e a análise dos produtos, segundo parâmetros de qualidade.
A partir disso, são definidos pontos de controle e formas de aperfeiçoamento ou solução de problemas.
Confira a seguir algumas ferramentas para controle de qualidade:
Checklists
Uma das formas mais eficientes para se controlar a qualidade de produtos e serviços são os checklists. Basta definir os indicadores de qualidade ou performance e acompanhar os controles nos diversos pontos da operação.
O Moki Checklist oferece recursos que facilitam ainda mais o acompanhamento dos pontos sensíveis da operação.
O software da Moki permite justificativas nas respostas, com inclusão de evidências fotográficas, comentários e anexos. Também é possível tornar obrigatória a criação de planos de ação em casos de não conformidades.
Além disso, os dados coletados nos checklists podem ser cruzados com indicadores para gerar uma valiosa fonte de informação, garantindo, não apenas qualidade, mas também uma melhoria contínua dos processos.
Ágil para a identificação, análise e solução de problemas de qualidade, o Moki Checklist é o software para controle de qualidade ideal para garantir a excelência da sua entrega ao cliente final.
Fluxogramas
Por ser a representação visual dos passos de uma operação, o fluxograma de processos também é utilizado para dar suporte ao monitoramento da qualidade, já que, ao observar um fluxograma, é possível identificar os pontos-chave em que os controles precisam ser rígidos para garantir a qualidade da entrega.
Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa é útil para entender e documentar graficamente as causas de um determinado problema.
Com ele é possível, a partir da constatação de uma falha ou perda, organizar, classificar e documentar o incidente.
Assim, as causas são organizadas por hierarquia, facilitando a análise da origem do problema e sua consequente resolução.
Diagrama de Pareto
Aplicar a técnica de Pareto, para ajudar a priorizar os problemas e alocar melhor os recursos, pode ser muito útil.
Baseada no princípio da pesquisa do economista do século XIX, Vilfredo Pareto, a ideia é que ao endereçar em seus checklists 20% das causas de maior impacto visualizadas no fluxograma, será possível eliminar cerca de 80% das falhas nos processos de produção.
Assim, ao usar Pareto para inspirar as prioridades de seu checklist, seu controle será ainda mais eficaz e bem orientado.
Metodologia 5W2H
A metodologia 5W2H pode ser usada para definir planos de ação, a partir do acompanhamento de indicadores.
A sigla é formada pelas iniciais em inglês das sete perguntas que orientam o plano para o acompanhamento e resolução de problemas, como demonstrado na tabela abaixo.
Ao responder às perguntas — o quê, por quê, onde, quem, quando, como e quanto custará — você traz objetividade ao planejamento e tem mais controle sobre a execução da tarefa.
No Moki, planos de ação podem ser criados no formato 5W2H de forma simples, o que agiliza o planejamento e definição de ações para melhoria de processos e correção de não conformidades.
Além disso, também é possível fazer um acompanhamento criterioso das ações com atualização de status e inclusão de anexos como fotos e documentos, seja pelo app ou pela web.
Saiba mais sobre o uso do 5W2H no vídeo abaixo.
Exemplos de controle por segmento de atuação
Cada ramo de atuação tem suas especificidades operacionais, e aqui na Moki sabemos disso, por isso, nossas soluções foram pensadas para atender os mais variados segmentos de atuação profissional.
Confira mais detalhe de gestão de controle de qualidade nas principais áreas:
Indústria
Da etapa de criação de um projeto até a produção contínua do seu produto final, o setor de controle de qualidade de uma indústria é crucial, já que ele possibilita a padronização e a segurança dos produtos para o consumidor final, garantindo sua satisfação.
Sempre que os produtos apresentam defeitos ou diferença da especificação original, eles são classificados como “não conforme”, e sua análise possibilita a melhoria contínua do processo de produção.
Varejo alimentar
O controle de qualidade de alimentos é essencial para assegurar que o produto chegue ao cliente final em perfeitas condições de consumo.
Para isso, são observadas regras de armazenamento e apresentação dos alimentos, com o objetivo de assegurar sua conservação.
Para garantir a conservação e padrão de qualidade dos alimentos, profissionais como Nutricionistas e Engenheiros de Alimentos são essenciais.
Logística
Na logística o controle é fundamental por vários motivos, mas o destaque maior está nos prazos e custos do transporte.
As mercadorias devem chegar no prazo, pois isso impacta na produção e as rotas devem ser otimizadas para a contenção de custos com combustível.
Uma boa logística também é aquela que se utiliza de vários modais, por entender que algumas ocasiões precisam de mais agilidade do que outras, e tempo de entrega é o critério mais importante para avaliar a qualidade do setor.
Serviços
Para serviços, o ponto principal para uma entrega de qualidade é atender as expectativas do seu cliente.
Por isso, ter um atendimento profissional é o primeiro passo para causar uma boa impressão, em seguida, a execução tem que ser feita pensando em deixar o consumidor satisfeito.
Chegar no horário combinado, passar orçamentos justos, orientar bem o cliente quanto ao que está sendo feito e atendê-lo bem, tudo isso são pontos que mostram a qualidade na prestação de um serviço.
Contudo, cada tipo de atuação pode desenvolver suas métricas próprias para avaliar a qualidade, como tempo de execução e até pesquisa de satisfação para entender o quão satisfeito o cliente ficou.
Aplique o que for mais relevante para sua operação.
Solicite uma demonstração do Moki e veja como otimizar a gestão da sua empresa!
Conclusão
Como pudemos ver, o monitoramento da qualidade e auditoria de processos são essenciais para garantir a excelência das entregas, em quase qualquer negócio.
No entanto, dependendo da natureza da atividade, como no controle de qualidade laboratorial, na indústria e no varejo de alimentos, por exemplo, a gestão da qualidade é indispensável também para garantir a segurança do consumidor.
Assim, o acompanhamento da qualidade ajuda a identificar possíveis pontos de otimização dos processos, assegurando a satisfação dos clientes, a segurança e o sucesso dos negócios.
Então, analise seu negócio e defina quais ferramentas de controle e acompanhamento podem trazer melhor resultado para o monitoramento da qualidade da sua operação.
Em seguida, desenvolva checklists de acompanhamento, envolva as diversas áreas da empresa e prepare-se para garantir a qualidade, reduzir as perdas e melhorar o seu resultado, mantendo os seus clientes sempre satisfeitos.
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