Checklists fazem parte do dia a dia de todas as pessoas e também da maioria das empresas. Eles nos ajudam a manter o controle de processos indispensáveis.
Neste artigo, você vai entender o que é um checklist e qual a sua importância. Além disso, vamos te dar um passo a passo de como fazer um checklist profissional!
O que é um checklist?
Checklist é uma forma de verificação das etapas de um processo que busca alcançar um objetivo. Talvez a sua tradução literal de “lista de checagem” ou “lista de tarefas” já diga o bastante sobre o propósito do checklist.
Veja o que José Antônio Rosa, mestre em administração de empresas e doutor em ciência da comunicação tem a dizer sobre checklists:
Qual a importância do checklist?
O checklist é importante pois ele nos coloca no controle da situação, independente da sua complexidade. Nele listamos tudo que devemos levar em consideração para alcançarmos um objetivo.
Se, alguma vez, você já listou os itens que não poderiam ficar de fora da sua mala de viagem ou renovou um documento e listou tudo que deveria levar para não correr o risco de esquecer, então entende qual a importância do checklist, mesmo para tarefas corriqueiras.
Por isso, checklists são indispensáveis para acompanhamento de processos e garantia da qualidade, especialmente em empresas.
Checklist: como fazer?
Já está clara a importância do checklist na sua rotina, mas ainda fica a dúvida “como fazer um checklist?”.
Listamos um passo a passo completo para você usar como guia na hora de fazer seu checklist. Confira:
Identifique qual processo controlar com o checklist
Os níveis de complexidade variam: checklists simples ou complexos; mais abrangentes ou focados em procedimentos específicos; checklists para acompanhar resultados ou para garantir o cumprimento de normas.
O fato é que checklists podem ser usados para verificar, praticamente, qualquer coisa. Entretanto, essa visão extremamente holística pode fazer com que você se perca na sua metodologia.
Por isso, entender qual processo aquele checklist controla é importante, isso ajuda a dar um objetivo ao seu checklist. E, uma vez traçado, o seu checklist vai ser construído a partir desse objetivo.
O seu checklist precisa atender a normas ou procedimentos escritos
Segmentos como segurança de alimentos, segurança do trabalho, manutenção predial, entre outros, precisam atender a normas preestabelecidas por órgãos oficiais, sob pena de multas, ou até punições mais sérias, caso não as cumpram.
Além disso, é uma prática comum que empresas mapeiem e documentem as etapas do trabalho, por meio do uso, por exemplo, dos fluxogramas de processos. Dessa forma, conseguem garantir a padronização e facilitar a perpetuação pelos colaboradores.
Após definir o objetivo é importante checar se há documentos que possam ser usados para nortear como fazer o checklist. Caso existam, essas informações serão extremamente valiosas e agilizarão o trabalho.
Caso não haja documentos, faça um desenho lógico do seu processo e use-o para construir perguntas que cubram todos os pontos levantados.
Forneça opções de resposta adequadas às perguntas do checklist
Escolher as opções de respostas para as perguntas é uma tarefa extremamente importante para fazer o checklist.
Suas perguntas não precisam ter as mesmas opções de respostas. Escolha a que faz mais sentido para trazer a informação que você está buscando e a que facilitará o trabalho do auditor de campo.
Ferramentas de checklist online costumam oferecer alternativas de respostas. O Moki, por exemplo, dispõe de 75 tipos de resposta, como múltipla escolha, número, data, texto, código de barras, assinatura, moeda e emojis.
Por isso, explore sua ferramenta: veja como as funcionalidades dela podem ajudar a conseguir informações precisas.
É essencial que todas as respostas sejam pertinentes, para isso, é vital que haja profundo conhecimento da operação. Caso uma pergunta não seja necessária, use a opção de resposta “não aplicável”.
Avalie qual a importância de cada questão do checklist
Ferramentas como o Moki, fornecerão uma nota após o preenchimento do checklist. Essa nota está ligada às respostas fornecidas pelo avaliador, sendo determinada a partir do peso de cada pergunta.
Você deve atribuir diferentes pesos às suas perguntas. Para isso, avalie qual a importância que cada uma delas têm na sua operação.
Por exemplo, em uma fábrica, não faz sentido que perguntas como “os funcionários estão usando crachá?” e “o descarte de produtos químicos está acontecendo corretamente?” tenham o mesmo peso dentro do seu checklist.
A primeira pergunta é importante, mas certamente não tem o potencial de gerar uma multa ou até mesmo ocasionar fechamento do estabelecimento como é o caso da segunda.
Essas nuances precisam ser levadas em consideração. Quando se dá o peso certo a cada pergunta, a nota do seu checklist se torna um indicador de conformidade para a sua operação.
Estabeleça uma frequência para a aplicação do checklist
Checagens podem ser feitas com periodicidade diária, mensal, semestral, entre outros intervalos de tempo. O que vai ditar a frequência correta é o seu objetivo unido ao conhecimento sobre a operação.
Você já sabe o que espera alcançar com o seu checklist, agora se pergunte se o seu objetivo requer ciclos mais curtos ou longos de checagem. Ademais, alguns segmentos precisam, por lei, atender a uma periodicidade predeterminada de auditorias.
Defina um critério para avaliar se o seu objetivo foi alcançado
O seu critério, pode ser a nota ao final do seu checklist, a quantidade de não conformidades, ou algum outro que faça sentido para a sua operação, mas é muito importante que você meça se está alcançando o seu objetivo.
Afinal, aplicar checklists requer não apenas o esforço de criá-los, mas também de preenchê-los e analisá-los. Esse trabalho só vale a pena se ele te ajudar a bater metas, otimizar a sua operação, oferecer melhores produtos ou atingir o seu objetivo inicial.
No Moki, você ainda escolhe o que é considerado uma nota boa, mediana ou ruim para o seu checklist. Ter o seu processo sob controle é entender o que define o modo correto de execução e o quão tolerante você deve ser com não-conformidades.
Checklist: exemplos de aplicações para tarefas empresariais
Agora que você já sabe da importância e já tem todos os passos para fazer o seu checklist, que tal conhecer alguns tipos comuns de checklists empresariais e que podem ser aplicados online?
Checklist de segurança de alimentos
A ANVISA é responsável por supervisionar estabelecimentos que manipulam ou comercializam alimentos. Esse checklist é um ótimo exemplo de lista de checagem baseada em normas preestabelecidas. Checklists deste tipo costumam ter tolerância muito baixa para não-conformidades, afinal as consequências podem ser muito sérias.
Checklist de manutenção preventiva
Manutenção preventiva é comum em auditorias em indústrias ou locais que utilizam maquinário. Esse tipo de checklist busca antecipar problemas que possam atrapalhar ou até mesmo paralisar as operações. Também visa diminuir os riscos para colaboradores e clientes.
Checklist de recebimento de mercadorias
Esse tipo de checklist é aliado dos profissionais de prevenção de perdas e logística. Visa evitar prejuízos checando se mercadorias, no ato do recebimento, estão corretas em quesitos como validade, quantidade, especificações e valores. Também ajuda no controle de qualidade.
Checklist de visual merchandising
Vital para o varejo, esse checklist foca na organização dos produtos em exposição nas lojas e vitrines para garantir o cumprimento com o planejamento comercial da empresa. Além disso, garante que uma loja mantenha a consistência na identidade visual da marca.
Conclusão
Checklists são muito eficazes para acompanhar as etapas de um processo e identificar oportunidades de melhorias buscando alcançar um objetivo final. Por isso, são usados largamente em empresas para garantir a qualidade de rotinas operacionais.
Agora que você já sabe como fazer um checklist, que tal usar os passos que aprendeu aqui para criar o seu? Você também pode se basear nas nossas 11 dicas para criar o checklist perfeito.